Każdy z nas żyje po swojemu. U jednych wszystko się układa jak w idealnie dopasowanych puzzlach, gdzie sztywne ramy dnia wypełnia ta dobrze rozumiana rutyna i spokój. Inni prowadzą życie totalnie nieregularne i nieprzewidywalne. Nie mogą pracować w stałych godzinach, trudno im coś zaplanować, a jedyną pewną jest chaos… Na zmianę raczej widoków brak, albo i nie bardzo chcą, by ta zmiana nastąpiła. Czy są więc jakieś sposoby na ogarnięcie nieogarniętego? Jak radzi sobie mój dzisiejszy Gość?

Ja sama prowadzę dosyć regularny i spokojny tryb życia. Sama decyduję, kiedy wstaję, o której godzinie zaczynam i kończę pracę. Pracuję w zaciszu swojego domowego biura, a spotkania często odbywam za pośrednictwem Skype. Dlatego też o przygotowanie dzisiejszego wpisu poprosiłam doskonale funkcjonującą w chaosie kobietę do “zadań specjalnych” – Kamilę Łaruszkin – moje pod tym względem przeciwieństwo. Kamila obiecała opowiedzieć o swoich organizacyjnych niezbędnikach i rozwiązaniach, które świetnie spisują się w nieregularnym trybie pracy.

Kilka słów o Tobie: kim jesteś i czym się zajmujesz.

Nazywam się Kamila Łaruszkin i jestem… człowiekiem do zadań specjalnych. Od kilku lat zajmuję się wieloma projektami jednocześnie i mogłabym podsumować je kilkoma słowami: zarządzanie, koordynowanie, organizacja i doradztwo. Pełnię funkcje w zarządach kilku spółek i organizacji, a także wspieram w pracy prywatnych przedsiębiorców (prowadzę własną działalność, usługi z zakresu wsparcia biznesu). Oprócz tego przygotowuję się do egzaminów na doradcę podatkowego i udzielam się charytatywnie doradzając organizacjom pozarządowym w sferze prawno-podatkowej.

Ostatnio zaczęłam pracować także dla firm zagranicznych – również dla takich, które są z innej strefy czasowej (np. USA).

Moje życie zawodowe na pierwszy rzut oka jest wielkim chaosem –  głównie z tego względu, że godzę obowiązki wynikające z różnych pełnionych przeze mnie funkcji. Obracam się w zróżnicowanym środowisku (sektor samorządowy, pozarządowy i prywatny), muszę więc być wyjątkowo elastyczna zarówno jeśli chodzi o czas, jak i sposób działania. Mój dzień zaczyna się w okolicach 6:00 rano, a kończy późnym wieczorem. Jestem osobą, która uwielbia, gdy dużo się wokół mnie dzieje i na szczęście wiem, jak zapanować nad tym chaosem, by nie stracić nad niczym kontroli.

Podstawą Twojej organizacji w pracy jest…

Kalendarz papierowy w duecie z kalendarzem Google. Inne narzędzia, bez których nigdzie się nie ruszam to aktówka z laptopem, dokumentami i pieczątkami, telefon.

Korzystam z dziennego kalendarza Moleskine, który jest właściwie zwykłym notatnikiem z datami i godzinami. Mam w nim bardzo dużo miejsca na notatki, nie zajmuję sobie jednak czasu ich sortowaniem, czy wpisywaniem do odpowiednich rubryk.

Najważniejsza ze wszystkiego moim zdaniem jest SYSTEMATYCZNOŚĆ W KORZYSTANIU Z WYBRANEGO NARZĘDZIA!

Po przygotowaniu się rano do wyjścia zawsze siadam nad kalendarzem i analizuję co się działo przez ostatnich kilka dni. Dzięki temu wiem na czym muszę się skupić – często hasłowo przepisuję sobie najważniejsze rzeczy, np. „Zadzwoń do sądu, sygn. akt xyz, tel: 32/100-00-00” albo „faktura dla spółki B” itp.

Każdego dnia na bieżąco przeglądam swoje notatki i wpisuję w kalendarz sprawy do załatwienia, których nie mogę w żadnym przypadku przesunąć, bądź które są konieczne do zrealizowania (np. nie przesunę raczej rozprawy sądowej, terminu odwołania na pismo, bądź zaplanowanego z miesięcznym wyprzedzeniem walnego zgromadzenia wspólników spółki, którą zarządzam). To wyznacza mi pewną linię działania, dając jednocześnie konkretną informację: ile mam czasu do dyspozycji.

Potem biegam między kolejnymi spotkaniami, które mam zapisane w kalendarzu i w telefonie. Dlaczego w obu miejscach na raz? Ponieważ optymalizuję sobie w ten sposób dzień. Mój telefon przypomina mi o kolejnych spotkaniach na około 15 minut przed wyjściem, w oparciu o moją lokalizację. Jeśli jestem umówiona na spotkanie o 13:00 w punkcie X, a w punkcie Y muszę się znaleźć o 15:00, biorąc pod uwagę 30 minut podróży… to mój telefon o 14:15 mi przypomina, że za 15 minut muszę wyjść. Czasem nawet wcześniej, jeśli na drogach są złe warunki. Zakładając, że spotkanie się przeciąga (a zdarza się to bardzo często), to już o 14:15 mogę zadzwonić i uprzedzić o spóźnieniu. Chodzi o szacunek dla drugiego człowieka i jego czasu. Dzięki temu rozwiązaniu wiem też jakie mam możliwości logistyczne.

Dlaczego zatem wpisuję te same informacje do książkowej wersji kalendarza? Ponieważ mam wtedy względnie uporządkowane notatki, spotkanie po spotkaniu. Oczywiście zdarza się, że braknie mi miejsca, ale wtedy robię odnośniki (powiedzmy, że poprzedni dzień jest pusty, to wpisuję „cd. -> data”.

Jest dla mnie istotne, aby mieć zgromadzone wszystko w jednym miejscu, które jest odporne na czynniki zewnętrzne (kalendarz książkowy mi się nigdy nie rozładuje, poza tym wieczne siedzenie z nosem w telefonie nie jest szczytem kultury).

Nie używam żadnych kolorowych zakreślaczy – jeśli chcę coś zaznaczyć jako wyjątkowo istotne, to zwykle to podkreślam i namaluję obok wykrzyknik.

Jeśli zadanie zostało wykonane, to albo je delikatnie przekreślam, albo odhaczam.

Alina w swoim podejściu do planowania czasu wielokrotnie podkreśla, jak ważna jest „inwentaryzacja”. I muszę przyznać, że w mojej pracy jest to najistotniejsza kwestia ze wszystkich. Muszę DOKŁADNIE WIEDZIEĆ co mam do zrobienia – być może nic się nie stanie, jeśli zapomnę zadzwonić do Sądu zapytać, czy zapadł wyrok w jakiejś sprawie… ale jeśli zapomnę o złożeniu pisma procesowego, to skutki mogą być katastrofalne… Byłam świadkiem, jak aplikant znajomego mecenasa zapomniał wysłać odwołanie od nakazu zapłaty na ponad 200 tysięcy złotych. Mój kolega leciał na pocztę w Katowicach, która jest czynna całą dobę i zdołał wysłać pismo o 23:55. Nie chcę myśleć o alternatywnym zakończeniu tej historii.

Moleskine jest dla mnie czysto biznesowo-roboczym rozwiązaniem. Z kolei Planner Aliny jest moim kalendarzem prywatnym. W nim zapisuję tylko te super-hiper istotne sprawy związane z pracą, a reszta to moje prywatne zapiski. Odpowiedź na pytanie dlaczego tak robię jest bardzo prosta – ponieważ nie chcę, aby na spotkaniach biznesowych ktoś, nawet przypadkiem, miał wgląd do moich osobistych spraw! Nikogo nie powinno interesować do jakiego lekarza chodzę, kiedy powinnam zrobić badania, albo czy mam zaplanowane pijama party na piątek. Miejscami jest to uciążliwe, bo muszę poświęcić swój czas na koordynację wszystkich zapisków, ale w ten sposób minimalizuję niebezpieczeństwo, że zapomnę o czymś ważnym. No i na bieżąco “oczyszczam” głowę :)

Czego nie planujesz? Co pomijasz planując i dlaczego?

Nigdy nie planuję pomniejszych czynności – np. odpisywania na maile, pisania prostych pism, czytania korespondencji, czyli działań, które mogę wykonywać w każdym miejscu i czasie. Nie zmienię godzin otwarcia sądów i poczty, ale przychodząc na jakieś spotkanie wcześniej mam dłuższą chwilę na małe obowiązki.

Staram się wykorzystywać każde 5, 10, czy 15 minut – gdy ktoś spóźnia się na umówione spotkanie nie siedzę i nie scrolluję Instagrama, tylko odpisuję na mejle, oddzwaniam na telefony itp.

Najlepsza aplikacja na telefon/komputer, którą wszystkim polecasz to…

Aplikacje, z których korzystam na co dzień to:

  • Toggl – aplikacja do śledzenia czasu pracy (webowa/na telefon/na komputer) – bardzo często Klienci chcą wiedzieć ile czasu spędziłam na pracy dla nich. Dzięki temu też wiem ile poszczególne czynności zabierają mi czasu… i w jakimś stopniu wpływa to na work&life balance.
  • Spark – aplikacja do obsługi kont mailowych. Bardzo intuicyjna i łatwa w obsłudze. Najbardziej doceniam to, że można tak ustawić skrzynkę, aby sortowała nam maile tematycznie, przypominała o nich, grupowała od najważniejszych nieodebranych do mniej ważnych, nawet ma osobny folder na newslettery. Dzięki temu, jeśli dostanę kilkadziesiąt maili, w tym 15 z reklamami – to aplikacja sama rozpoznaje co jest reklamą, a co może być istotne.
  • Word & Excel – myślę, że tego nie muszę nikomu tłumaczyć :)
  • Adobe Scan – intuicyjna i bardzo dobra aplikacja do skanowania. Sama rozpoznaje dokumenty i ma dobry interfejs… no i jest darmowa.
  • Fill-up – jest to płatna aplikacja, posiadająca wszystkie możliwe formularze, które są niezbędne w mojej pracy (podatkowe, sądowe, etc.). W aplikacji mam możliwość zapisania danych Klientów i nie muszę za każdym razem się męczyć z wpisywaniem wszystkich danych, jak potrzebuję wysłać zmianę zarządu do KRS…
  • System Informacji Prawnej LEX – moja praca to nie tylko spotkania, ale długie, żmudne grzebanie w przepisach, nauka wszystkich zmian przepisów (muszę być na bieżąco!). Tak, czytam bardzo dużo. Ale głównie ustawy ;)
  • Signal – aplikacja w której mam możliwość prowadzenia zaszyfrowanych rozmów – jeśli nie mogę się spotkać ze swoim prawnikiem albo Klientem osobiście…

Najlepsza rada dotycząca planowania, produktywności i dobrej organizacji, jaką kiedykolwiek usłyszałaś to…

Ludzie sukcesu ciągle się uczą i rozwijają. Ludzie przeciętni myślą, że wiedzą juz wszystko.


 

Tu z powrotem Alina – wielkie dzięki dla Kamili za możliwość zajrzenia za kulisy jej pracy, a także za poznanie jej metod planowania i organizacji! <3 

A może Ty również super ogarniasz i chciałabyś podzielić się swoim podejściem i doświadczeniem z Czytelnikami Design Your Life? Odezwij się na mejla :))