Jak skutecznie korzystać z organizera?

Organizer - Designyourlife.pl/sklep

Jak skutecznie korzystać z organizera?

Organizacja czasu jest prosta, gdy ma się odpowiednie narzędzia – ale trzeba jeszcze umieć odpowiednio je wykorzystywać. Jak skutecznie korzystać z organizera? Właśnie tak: poniżej moje sposoby.

Miej go zawsze przy sobie.

To bardzo ważne! Jego wielkość nieprzypadkowo ograniczona została do formatu A5 – zmieści się przecież w praktycznie każdej torebce. Z organizerem zawsze przy sobie mam stałą kontrolę nad zadaniami do wykonania i mogę na bieżąco uzupełniać jego strony, np. umawiając się z kimś na spotkanie itp.

Używaj zakreślaczy i stosuj kod kolorystyczny

Oprócz zaznaczania najważniejszych zadań czy wydarzeń, pozwalają one na zastosowanie indywidualnego kodu kolorystycznego. Dzięki temu wystarczy jeden rzut oka na plan dnia, tygodnia czy miesiąca, by wiedzieć jakiego “typu” czas nas czeka. Dobrze mieć do wyboru minimum dwa kolory – ja pracuję w domu i mnie to wystarcza. Jednym kolorem zaznaczam zadania, które wiążą się z wyjściem z domu, drugim te, które wykonać mogę w zaciszu mojego mieszkania. Jeśli uczysz się lub masz bardzo zróżnicowane obowiązki – zdecyduj się na większą ilość kolorów.

Wykorzystaj przydatne gadżety.

Mam tutaj na myśli zarówno najzwyklejsze karteczki samoprzylepne (możemy wykorzystać je do sporządzania np. listy zakupów, którą przykleimy do odpowiedniego dnia w organizerze, a później zabierzemy ze sobą do sklepu), jak i np. zakładki indeksujące. Bardzo je lubię, bo pozwalają mi na błyskawiczne odnalezienie w organizerze stron, które są mi w danym momencie potrzebne. Jednym z kolorów oznaczam sobie bieżący dzień, innym plan miesiąca, jadłospis na cały tydzień, czy też – wklejony z samego tyłu – wydrukowany plan zajęć na uczelni. Taki mały gadżet potrafi znacząco ułatwić nam korzystanie z organizera.

 

Dalej szukasz odpowiednich narzędzi do organizacji czasu?

Organizery i inne przydatne gadżety znajdziesz w moim sklepie :)

 

Jak wypełniać strony organizera?

Przede wszystkim – wedle własnego uznania, ale przygotowałam kilka przykładów tego, jak ja to robię.

Organizer - Designyourlife.pl/sklep

Plan dnia – jak wypełniać strony?

Korzystam z planu dnia zadaniowego. Specyfika mojej pracy nie wymaga ode mnie planowania godziny po godzinie. Ważniejsze jest u mnie to, bym zrealizowała dany projekt czy etap, a nie, by odbyło się to o dokładnym czasie.

PRIORYTETY

Przystępując do planowania nowego dnia staram się skupić na tym, co najważniejsze. Być może wszystkie sprawy, które mam do załatwienia będą mi się wydawały równie ważne, ale staram się wybrać 4 najważniejsze – takie, które naprawdę MUSZĘ ZAŁATWIĆ. To są takie zadanie nie-do-przełożenia na następny dzień. Jeśli jakieś zadanie nie musi być wykonane koniecznie akurat tego dnia, to wpisuję go w rubryce ZADANIA.

SPOTKANIA

To pole pozwala mi w kilka sekund zweryfikować, czy czeka mnie spokojny dzień przed laptopem, czy większość czasu spędzę na różnego rodzaju spotkaniach. Zapisuję w tym miejscu wszystkie bardziej istotne wyjścia z domu – wraz z określeniem godziny.

KONTAKT

W polu “kontakt” zapisuję takie rzeczy jak np. ważny e-mail do wysłania (chodzi mi o taką wiadomość, która wymaga ode mnie poświęcenia jej więcej czasu – bieżących wiadomości nie wpisuję na listę zadań, one znajdują się w polu CODZIENNIE pod hasłem “INBOX ZERO”).

ZADANIA

To chyba nie wymaga obszernych wyjaśnień. Ja zapisuję tam po prostu wszystko to, co przyjdzie mi do głowy. Rzadko udaje mi się wykonać wszystkie zadania z listy i zdarza się, że przepisuję je na kolejny dzień – dlatego właśnie mam też pole PRIORYTETY, które muszę zrealizować na 1 miejscu. Dzięki niemu nie czuję się jak kompletny nieudacznik, gdy nie udaje mi się zrealizować całej listy bo wiem, że to co najbardziej istotne – zostało zrobione.

“*” (u mnie * to np. blog, lista zakupów itp.)

Pole z gwiazdką pozwala na jego wykorzystanie wedle własnego uznania. Początkowo chciałam to miejsce przeznaczyć wyłącznie na sprawy związane z blogiem, ale korzystając z organizera okazało się idealne na zapisanie rzeczy do kupienia, które mi się w ciągu dnia przypominają. Sami najlepiej wiecie jakie dodatkowe pole Wam się przyda – np. na zapisanie szkolnego zadania domowego, miejsce do zapisania tego, co powinniście zrobić w domu… a może miejsce do zapisania najbardziej pozytywnej rzeczy, która przydarzyła się danego dnia?

CODZIENNIE

W tych niewielkich krateczkach zapisuję powtarzalne czynności, które staram się wykonywać każdego dnia, takie jak: zaprowadzenie stanu “inbox zero” w mojej skrzynce mejlowej, wzięcie leków/suplementów, znalezienie czasu na chociaż 7 minut ruchu (fajna koncepcja!).

JADŁOSPIS

Nie jestem na diecie, ale te 3 pola pomagają mi w tzw. “trzymaniu ręki na pulsie”. Uzupełniam je różnie – czasem wpisuję tam plan posiłków, a czasem to, co już zjadłam – po fakcie (i jest mi np. strasznie głupio wpisywać “banan z nutellą” w polu kolacja, więc następnego dnia staram się uniknąć takiej wpadki).

ILOŚĆ WYPITEJ WODY

Widzicie te małe krateczki na samym dole, po prawej stronie? Każdy z tych ośmiu kwadratów symbolizuje 1 szklankę wody/napojów, które staram się codziennie wypić. Picie odpowiedniej ilości wody – to taka oczywista sprawa, ale łatwo o niej zapomnieć.

Organizer - Designyourlife.pl/sklep

Organizer - Designyourlife.pl/sklep

Organizer Design Your Life - plan tygodnia

Plan tygodnia – jak wypełniać strony?

Plan tygodnia w moim organizerze to jedyna strona z rozpisanymi godzinami. Nie planuję przy jej pomocy całych dni – wpisuję tylko te zadania czy wydarzenia, które są konkretnie osadzone w czasie – np. spotkanie ze znajomą o 14:00 w poniedziałek, wizyta u dentysty o 17:00 we wtorek, czy wymiana opon o 8:00 w czwartek. Być może wystarczy Ci tylko ta jedna strona, a ilość miejsca przeznaczonego na jeden dzień będzie odpowiednia. Ja nie pomieściłabym się na tej jednej stronie, bo uwielbiam sporządzać różnego rodzaju listy.

Organizer Design Your Life - plan miesiąca

Plan miesiąca – jak wypełniać strony?

Stronę planu miesiąca można wykorzystać na wiele różnych sposobów, np. rozpisać w nim publikacje na swoim blogu na dany miesiąc (planowanie jest bardzo istotne), zaplanować treningi, czy etapy projektu, nad którym aktualnie pracujemy. Zwykle dopisuję na nim daty w prawym dolnym rogu każdego dnia. Daty nie zostały wydrukowane w formularzu, by był jak najbardziej uniwersalny i pasował do każdego miesiąca.

Organizer Design Your Life - notatki

Lista / notatki / notatki w dwóch kolumnach – jak wypełniać strony?

Być może Was to zaskoczy, ale to moje ulubione strony! Nie ma to jak proste rozwiązania. Strony nie mają żadnych specjalnych nagłówków, by wykorzystać je na wiele różnych sposobów. Ja w swoim organizerze mam takie strony jak:

– Pomysły na obiady (strona: notatki)
– Domowe usprawnienia (strona: notatki)
– Książki do przeczytania, filmy do obejrzenia (strona: notatki w 2 kolumnach)
– Wydatki z podziałem na dom (spożywcze, chemia itd.) i osobiste (strona: notatki w 2 kolumnach)

Być może przydadzą się Wam również:
– Lista rzeczy pożyczonych (strona: notatki w 2 kolumnach)
– Hasła do różnych kont na stronach internetowych – ale raczej tylko wówczas, gdy korzystacie z organizera wyłącznie w domu! Trzeba dbać o bezpieczeństwo, zapisywanie haseł jest bardzo ryzykowne (strona: notatki w 2 kolumnach)