Czas. Nigdy nie masz go wystarczająco dużo… Może nawet coś byś zrobił, zająłbyś się tym, czy owym, zrealizowałbyś jakiś konkretny plan… ale kiedy? ale jak?! potrzebujesz na to WIĘCEJ CZASU! Znasz to? Jestem pewna, że tak. Wszyscy chcielibyśmy mieć go więcej, chociaż odrobinę.

Na szczęście czas da się praktycznie zawsze gdzieś wygospodarować. Jeśli więc również nieustannie masz wrażenie, że doba jest zbyt krótka – przygotowałam listę kilku wartych uwagi rozwiązań, zarówno w formie filmu na YouTube, jak i tekstu – bo wiem, że duża część Czytelników preferuje jednak czytanie :)

Jak mieć więcej czasu? 5 sprawdzonych sposobów

Mądry multitasking

Stosuj multitasking – ale zawsze mądrze i tylko w określonych sytuacjach. Nie chodzi mi tu jednak o wielozadaniowość podczas pracy, wtedy bowiem powinno się skupiać wyłącznie na jednym zadaniu w jednym momencie. Napiszę o tym niedługo trochę więcej.

Multitasking, który mam na myśli to np. słuchanie audiobooków albo podcastów w trakcie wykonywania prostych, rutynowych czynności. Przy okazji stają się one o wiele przyjemniejsze i łatwiej znośne! A kiedy ja słucham audiobooków i podcastów?

• w trakcie zmywania naczyń, prasowania, wieszania i składania prania, sprzątania
• w czasie spacerów albo biegania
• w czasie jazdy samochodem na znanych trasach, stojąc w korku (jakieś „luźne” treści, zamiast radia) – kiedy jednak jestem w nowym miejscu, to skupiam się w 100% na ruchu drogowym!
• czekając gdzieś w kolejce – chociaż wtedy najchętniej czytam e-booki na telefonie lub zwykłe książki

Dzięki audiobookom jestem w stanie przeczytać kilka książek miesięcznie, na co nie miałabym czasu przy moim normalnym trybie dnia. Z pewnością nie udałoby mi się wygospodarować kilkudziesięciu godzin na to, by po prostu wyłącznie siedzieć i czytać.

Inny multitasking, który można stosować to np. czytanie książek w czasie podróży komunikacją miejską, czy pociągami, albo oglądanie seriali/filmów na YouTube w czasie mechanicznych, domowych czynności, jak wspomniane wcześniej zmywanie i prasowanie, robienie sobie makijażu itp.

Unikanie/eliminacja rozpraszaczy

Kolejnym sposobem jest pozbycie się rozpraszaczy – są nimi np. telewizor, facebook, przeglądanie Instagrama, nieistotne rozmowy telefoniczne, czytanie bzdurnych newsów w sieci… Każdy z nas najlepiej wie, co zabiera mu najwięcej czasu. Jak namierzyć te rozpraszacze, by wiedzieć, co z planu swojego dnia wyeliminować?

1 sposób to spędzenie jednego dnia z kartką papieru i długopisem, i zapisywanie wszystkich wykonywanych kolejno czynności. Chodzi o to, by uchwycić momenty, albo nawet godziny, w których powinniśmy być produktywni, a nie jesteśmy. To wydaje się strasznie trudne i męczące, ale naprawdę warto kiedyś spróbować. Zaskakujące wyniki gwarantowane.

2 sposób zastosować można w kontekście pracy przy komputerze. Jeśli tak jak i ja spędzacie przed nim znakomitą część dnia, to doskonale wiecie, jak łatwo jest się rozproszyć i zacząć zajmować „pierdołami”. Aby zbadać swój czas przed komputerem nie musimy nawet niczego zapisywać – są programy, które zrobią to za nas. Jeden nich to np. Rescue Time, który po zainstalowaniu przez cały czas działa w tle, śledząc nasze działania. Program pozwala na podgląd własnych działań w czasie rzeczywistym i tworzy dla nas specjalne raporty opisujące indywidualną produktywność.

Zarówno w Rescue Time, jak i w innych aplikacjach, jest możliwość założenia sobie limitów lub nawet całkowitej blokady na wybrane przez nas strony w określonych godzinach. Być może zastosowanie takiej blokady na Facebooku od 9 do 17 pozwoli Wam zwiększyć produktywność? Ja niestety bym tak nie mogła, bo dla mnie „siedzenie” na Facebooku to często również i praca. Publikownie wpisów na fanpage, odpowiadanie na komentarze i wiadomości – to również zajmuje czas. W moim przypadku, gdy na Facebooku bywam również „służbowo”, przydaje się założenie limitów – np. 1h w czasie dnia pracy.

Podsumowując: wyeliminowanie rozpraszaczy pozwala odzyskać naprawdę zaskakującą ilość czasu w ciągu dnia.

Krótkie, intensywne, efektywne spotkania

Spotykaj się krótko, intensywnie i tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne. Nie chodzi oczywiście o spotkania towarzyskie w czasie wolnym, ale te o ściśle zawodowym/biznesowym charakterze. Myślę, że wielu z Was miało okazję uczestniczyć w przeciągających się w nieskończoność, albo niepotrzebnie długich zebraniach, naradach czy burzach mózgów.

Często sprawy da się omówić w 1/4 czasu przeznaczonego na spotkanie. Aby tak było, dobrze jest zaczynać je z jasnym planem, co ma zostać umówione, czy ustalone. Jeśli tylko to możliwe i w danej sytuacji wypada – dobrze jest poinformować naszego rozmówcę ile mamy czasu i kiedy musimy się udać na kolejne spotkanie. Szanujmy zarówno swój czas, jak i osób, które prosimy o jego poświęcenie. Wiele spraw da się omówić telefonicznie lub na Skype, bez tracenia czasu na dojazdy i niepotrzebne rozmowy o niczym.

Delegowanie zadań

Kolejnym sposobem na odzyskanie/uratowanie trochę wolnego czasu jest delegowanie naszych zadań. Nie wszystko trzeba koniecznie robić samodzielnie (aczkolwiek trudno jest się pozbyć tego syndromu Zosi-Samosi, walczę z tym każdego dnia). Trzeba sobie przekalkulować, jakie czynności możemy komuś zlecić i bardziej opłaca się nam za nie komuś płacić.

W moim przypadku było to np. powierzenie logistycznej obsługi sklepu (organizacjaodzaraz.pl) innym osobom. Na początku swojej działalności absolutnie wszystkim zajmowałam się samodzielnie – sama odbierałam zamówienia z drukarni, sama pakowałam przesyłki, jeździłam na pocztę i wystawałam w długich kolejkach.

Obecnie ta kompletna obsługa zajmowałaby mi całe dnie – przy aktualnej ilości zamówień nie byłabym w stanie zajmować się czymkolwiek innym. Bardziej opłaca mi się zamówić transport produktów do magazynu, a samo pakowanie oraz nadawanie przesyłek również komuś zlecać. Mam także pomoc przy kontaktach z Klientami, których sprawy często wymagają szybkiej reakcji, a ja nie siedzę przecież całymi dniami przyklejona do laptopa. Wszystkiego jednak stale doglądam i się udzielam, ale to już taki etap rozwoju mojego małego biznesu, że robiąc wszystko i zawsze sama, nie byłabym w stanie zapewnić obsługi na najwyższym poziomie.

Delegowanie zadań doskonale sprawdza się również w kwestii zajmowania się domem. Dla niektórych bardziej opłacalna może być na przykład pomoc Pani, która posprząta mieszkanie za 50-100 zł tygodniowo (w zależności od powierzchni), podczas gdy odzyskane w ten sposób kilka godzin w tygodniu, plus mniejsza ilość rozpraszaczy i mniej frustracji o to, czyja kolej na odkurzanie/mycie okien – mogą okazać się bezcenne.

Można też kupić sobie jeżdżący po podłodze odkurzacz, który sprząta podłogi, gdy nie ma nas w domu – marzy mi się coś takiego od dłuższego czasu, ekstra sprawa :)

Automatyzacja

Automatyzacja pewnych działań może zająć sporo naszego czasu na wstępie, ale powinniśmy traktować to jako inwestycję. Wiele wykonywanych regularnie czynności można zautomatyzować – takie jak np. płacenie rachunków, wystawianie faktur do sklepowych zamówień, czy publikację treści w social media. Wszystko zależy od profilu działalności.

Wcześniejsze wstawanie

Wcześniejsze rozpoczynanie dnia jest jedną z najczęstszych sugestii na wygospodarowanie trochę więcej czasu z naszej doby. Celowo zostawiłam ją na koniec, ponieważ moim zdaniem nie u wszystkich ma ona jednakowe zastosowanie. Wszystko zależy od tego jakie prowadzimy życie i jak wyglądają nasze dni.

Bardzo możliwe, że takie wstawanie o godzinę, dwie, a nawet trzy godziny wcześniej, to jedyny sposób, by zrobić sobie spokojny trening, poczytać, pomedytować, albo po prostu popracować – zanim jeszcze obudzą się dzieci, partner, cała rodzina (wiem, niestety czasem to właśnie dzieci budzą się naj-pierwsze ;))

Poranki mają w sobie coś magicznego i przeznaczenie ich na produktywną pracę lub czas dla siebie daje motywującego kopa na cały dzień. O mocy poranków powstała niejedna publikacja i niektórzy trenerzy stawiają ją na pierwszym miejscu, a nie ostatnim.

Decydując się na wcześniejsze wstawanie należy jednak wziąć pod uwagę, że wtedy trzeba wcześniej kłaść się spać. Aby obudzić się wypoczętym o godzinie 4, 5 czy 6 – już pomiędzy 21 a 22 dobrze jest być w łóżku.

Ja jednak celowo nie decyduję się na takie rozwiązanie. Po prostu – mój narzeczony pracuje poza domem do 20 czy 21 i wieczory są jedynym czasem w ciągu doby, który możemy spędzić razem. Nie chciałabym o 22 szykować się do zasypiania i całkowicie z Nim minąć. Tutaj moim zdaniem niezwykle ważne jest wzajemne dostrojenie rytmu dnia i nocy żyjących ze sobą ludzi.

Oto moje propozycje – a ja ciekawa jestem Waszych :) Jakie konkretne rozwiązania pozwalają Wam na oszczędzenie lub odzyskanie czasu? Macie swoje sprawdzone metody? Wykorzystujecie już którąś z tych opisanych przeze mnie? Dajcie znać! 

I dajcie też koniecznie znać, czy tego typu treści wolicie oglądać, czy jednak tutaj, na blogu – bardziej czytać?