Ustaliliśmy wcześniej, że notowanie to bardzo ważny i niezbędny początek, który ma poprawić stan Twojej aktualnej organizacji. Jednak nie może być ono jedynym krokiem, jaki podejmiesz. Gdy już uda Ci się „opróżnić głowę” i wszystkie myśli zakłócające Twój spokój umieścić w swojej „pamięci zewnętrznej”, musisz wyrobić sobie nawyk systematycznego przeglądania jej zawartości. Ale to ciągle nie wszystko – musisz nauczyć się PODEJMOWAĆ DECYZJE.

NAJPIERW PRZECZYTAJ KONIECZNIE: Nawyk “opróżniania głowy”

Kolejna, niby taka prosta, oczywista sprawa, a tak trudno nam jest kontynuować ją na bieżąco. Wróć dzisiaj do Twoich zapisków i kolejno je przeanalizuj. Zachęcam Cię do płynnego przelewania myśli na papier lub do wybranej przez siebie aplikacji, ale bez próby ich natychmiastowego porządkowania, czy kategoryzowania. Lepiej, aby były Twoim kolejnym krokiem, już po faktycznym oczyszczeniu głowy z kłębiących się w niej myśli, zobowiązań i zmartwień.

Jeśli podeszłaś do pierwszego kroku na poważnie, to bardzo możliwe, że udało Ci się zapisać spory format i mnóstwo luźnych karteczek. Abyś jednak w tych nieustannie przybywających notatkach nie utonęła (bo przecież gdy będziesz pracować nad pierwszym nawykiem, to na Twoich listach każdego dnia będą pojawiały się kolejne pozycje) – niechaj regularne ich przeglądanie stanie się Twoim kolejnym nawykiem.

Aby o nim pamiętać i w pewnym momencie nie zacząć ignorować tych wszystkich kartek (bo będzie Cię to kusiło, sama dobrze o tym wiesz), możesz ustawić sobie w telefonie przypomnienie, które każdego dnia np. o 19:00 przypomni Ci o konieczności przeprowadzenia organizacyjnej optymalizacji.

W Kursie Design Your Life sugeruję, aby przeprowadzać ją wieczorem, pod koniec dnia lub na koniec pracy. Nazywamy ją Wieczorną Optymalizacją, składającą się z kilku istotnych etapów.

Do zrealizowania tego kroku mogą Ci się przydać kolorowe kredki, zakreślacze lub długopisy. Przeanalizuj kolejno pozycje na Twojej liście – na razie nic z niej jeszcze nie wykreślaj – i spróbuj przyporządkować je do konkretnych kategorii.

STWÓRZ SOBIE WŁASNY KOD KOLORYSTYCZNY, KTÓRY ZWIĘKSZY PRZEJRZYSTOŚĆ TWOICH NOTATEK I POMOŻE JE PÓŹNIEJ POGRUPOWAĆ ZE SOBĄ.

MOŻESZ ZASTOSOWAĆ NP. TAKI KOD KOLORYSTYCZNY:

  • żółty – zadania związane z Twoją pracą, studiami itp.
  • zielony – zadania związane z jakimś projektem dodatkowym, któremu poświęcasz czas, np. nauka języków, remont mieszkania, czy prowadzenie swojego bloga, firmy, albo regularne treningi
  • niebieski – zadania związane z domem, wszelkimi codziennymi obowiązkami, domowymi usterkami itp.
  • różowy – rzeczy do kupienia
  • fioletowy – luźne pomysły i inspiracje, które nie są związane z żadnym aktualnie realizowanym projektem, nie są pilne, ale być może będziesz chciała się nimi zająć w przyszłości

Po przeanalizowaniu listy i oznaczeniu jej odpowiednimi kolorami czas na kolejne, ważne decyzje. Celem tego kroku jest ograniczenie ilości pozycji na Twojej liście, która jest zapewne totalnie chaotyczna. Nie traktuj jej jako niekończącej się listy „to do”!

MOŻESZ TERAZ ZADAĆ SOBIE KILKA POMOCNICZYCH PYTAŃ…

  • Czy to zadanie jest precyzyjnie określone w czasie? (np. wizyta u dentysty w środę o 18:00, koncert w sobotni wieczór i impreza urodzinowa przyjaciółki za tydzień w piątek). Jeśli TAK – od razu przepisz te zadania do swojego kalendarza czy plannera przy odpowiedniej dacie, albo dodaj do swojego kalendarza Google i ustaw odpowiednie przypomnienie, aby aplikacja zadbała o przypomnieniu Ci o tym ważnym wydarzeniu z wyprzedzeniem. Wykreśl te zadania ze swojej długiej listy.
  • Czy to zadanie jest związane z istotnymi dla mnie sprawami i wytyczonymi celami? Jeśli NIE – zastanów się, czy nie możesz go po prostu raz na zawsze wykreślić i przestać zawracać nim sobie głowę. Zapytaj siebie: co się stanie, jeśli nie zrealizuję tego zadania przez X czasu? Jeśli nic – wykreśl i zapomnij. Jeśli TAK – to ważne zadanie i – TAK, coś się stanie, jeśli go nie wykonam – zadaj kolejne pytanie…
  • Czy dysponuję wolnym czasem, aby się nim zająć? Jeśli TAK – zdecyduj KIEDY zajmiesz się tym zadaniem i od razu zapisz to w plannerze lub odpowiedniej aplikacji. Jeśli NIE – albo je komuś oddeleguj, a jeśli nie masz takiej możliwości – bezlitośnie je wykreśl!

Jeśli jednak nie jesteś gotowa na jego wykreślenie – możesz umieścić to zadanie na liście pt. „KIEDYŚ”. Do tej listy nie ma sensu, abyś wracała częściej niż 1 w miesiącu. Wtedy możesz ponownie zastanowić się, czy teraz dysponujesz wolnymi zasobami na jego realizację.

Pozostałe pozycje możesz pogrupować sobie tak, jak będzie Ci najwygodniej – być może przyda Ci się osobna strona w plannerze na spis wszystkich domowych rachunków wraz z datami ich płatności, z pomysłami na prezenty dla bliskich, czy wartymi uwagi książkami, które ktoś Ci polecił.

Postaraj się wykreślić ze swojej listy jak najwięcej pozycji. Im więcej z niej usuniesz – tym więcej przestrzeni w swojej głowie zwolnisz, a nie ma nic piękniejszego niż spokój ducha, umysłu i poczucie panowania nad swoim czasem.

KROK DRUGI JEST WŁAŚNIE PO TO: ABYŚ POCZUŁA TEN PRZYJEMNY SPOKÓJ. PO TO JEST WŁAŚNIE CAŁA TA DOBRA ORGANIZACJA.

Nie po to, abyś mogła się pochwalić jak doskonale zorganizowana jesteś i jak pięknie wypełniłaś swój planner (aczkolwiek w tym nie ma absolutnie nic złego, sama bardzo lubię, gdy wszystko jest estetycznie i czytelnie oznaczone!). Dobra organizacja jest po to, abyś mogła zabrać się za realizację najważniejszych dla Ciebie zadań i osiągnęła swoje cele, bez względu na to, jakie będą.

Jeśli jednak ciągle coś Twój spokój zakłóca – bez obaw! Nawyk 3 sprawdzi się tu idealnie. Zajmiemy się nim już w przyszłym tygodniu :)