Cyfrowa organizacja, czyli jak zaprowadzić ład i porządek na komputerze

Cyfrowe porządki

Zgodzicie się ze mną, że w uporządkowanym otoczeniu lepiej się pracuje, prawda? Chaos i bałagan występują jednak nie tylko w przestrzeni fizycznej. Warto jest zapanować również nad cyfrowym nieładem wokół siebie.

Kilka miesięcy temu wspomniałam w social mediach, że NARESZCIE zrobiłam generalny porządek na swoim komputerze. Wprowadziłam nowy „system” i kilka zasad, których przestrzeganie pozwala taki idealny ład utrzymać. Wielu z Was zasugerowało, bym na ten temat napisała coś więcej na blogu.

Jeśli czasem masz tak, że ikony na pulpicie Twojego komputera przestają się mieścić, to znak, że czas najwyższy zabrać się za porządki. I nie mam tutaj na myśli utworzenia kolejnego folderu o nazwie „PULPIT” i powrzucania do niego tego całego bałaganu! Kiedyś tak właśnie zdarzało mi się sprzątać, gdy zapisywane na pulpicie pliki znikały poza polem widzenia. Nie żartuję. Wyobraźcie sobie ten chaos – jak cokolwiek w nim znaleźć? Było super do momentu, kiedy mój laptop miał małą awarię, przez którą straciłam większość danych. I dokładnie wszystko z tego nieszczęsnego pulpitu… Wtedy w końcu dotarło do mnie, że dłużej tak być nie może. Muszę to wszystko uporządkować i dobrze zabezpieczyć, by podobna sytuacja już więcej się nie powtórzyła.

Obecnie na moim pulpicie jest zupełnie pusto – od czasu do czasu trafia tam kilka plików w oczekiwaniu na umieszczenie ich we właściwych miejscach. Podobnie w folderze „POBRANE”, gdzie wcześniej miałam jakieś totalne śmietnisko. Od kilku dobrych miesięcy również to miejsce mam pod kontrolą i mam nadzieję, że tak już zostanie. Doskonale wiem, gdzie znajduje się każdy z moich plików. Wiem w jakich miejscach i w jakim systemie mam tworzyć kolejne foldery, a dodatkowo do swoich danych mam dostęp również z telefonu i tabletu.

Jeśli i Ty masz ochotę uporządkować trochę swój komputer, by sprawniej i szybciej Ci się z niego korzystało – zapraszam do lektury. To nie jest uniwersalna recepcja dla wszystkich, bo swój „system” przechowywania plików trzeba dopasować do siebie, do tego czym konkretnie się zajmujesz i z jakimi plikami pracujesz. Moje rozwiązanie potraktuj jako inspirację – być może sprawdzi się również u Ciebie :)

Biuro Design Your Life

Jak uporządkować swój komputer? Plan w 6 krokach.

KROK 1 – kopia zapasowa

Na samym wstępie porządkowania zrób kopię zapasową swojego bałaganu. Nic nie przenoś, nic nie kasuj, po prostu zgraj gdzieś wszystko tak, jak jest. Ale po co? Ja wiem, że to trochę dziwna rada, ale to dla własnego bezpieczeństwa. W czasie porządkowania sporo plików będziesz pewnie kasować i wcale nie tak trudno jest usunąć pomyłkowo coś, czego się akurat nie powinno. Zdarzyło mi się to nie raz w tym całym organizacyjnym szale – ważne pliki po prostu gdzieś wcięło i koniec. Dzięki zabezpieczeniu swojego bałaganu jesteś w stanie odzyskać wszystkie pliki, jeśli okaże się, że niepotrzebnie coś zostało usunięte. Gdy już wszystko idealnie uporządkujesz, wtedy po jakimś tygodniu kopię zapasową sobie nadpiszesz, a gdyby przypadkiem zniknęło coś super ważnego – do tego momentu się zorientujesz.

Osobiście korzystam z programu „Time Machine”, który jest dostępny na moim MacBooku. Podpinam dysk zewnętrzny, klikam „archiwizuj” i tyle. Mam też dostęp do poprzednio zarchiwizowanych wersji. Na Windowsie też jest jakaś automatyczna opcja robienia kopii zapasowych zawartości całego komputera na dysku zewnętrznym.

KROK 2 – generalny przegląd komputera

Kolejny krok to przegląd wszystkich danych na komputerze, a także na nośnikach zewnętrznych. Przejrzyj dokładnie każdy jeden folder, aby wiedzieć co konkretnie masz i na jakie tematy musisz znaleźć właściwe miejsce. Archiwum fotograficzne, filmy, zdjęcia związane z pracą, dokumenty, skany, pliki z uczelni, inspiracje, projekty…

KROK 3 – planowanie nowego porządku i organizacji

Kolejny krok to zaplanowanie organizacji swoich plików i całej ich struktury. Musisz dokładnie już wiedzieć co masz, wiedzieć jakie dane będziesz zgrywać na dysk komputera, a jakie trzymać na dyskach zewnętrznych. Ja potrzebuję ich kilka ze względu na wielkość plików, z którymi pracuję (video, zdjęcia). „Zwyczajny” użytkownik komputera prawdopodobnie nie będzie na co dzień potrzebować aż tak wielu giga czy terabajtów pamięci.

Musisz sobie samodzielnie ustalić odpowiedni system. Weź kartkę papieru i wszystko rozpisz, aby upewnić się, że każda kategoria plików będzie miała swoją logiczną lokalizację.

Cyfrowe porządki

Jak to wygląda u mnie? MOJE FOLDERY – kilka z rozpisanymi podfolderami:

DESIGN YOUR LIFE // a wewnątrz podfoldery: statystyki, wpisy (z podziałem na lata i miesiące), vlogi (z podziałem na lata i miesiące), grafiki (elementy szablonu, logo, różne miniatury itp.), dokumenty (umowy itp.)

ORGANIZACJA OD ZARAZ // wewnątrz podfoldery: grafika, zdjęcia, dokumenty, social media, produkty, robocze pliki

FIRMOWE // a wewnątrz: faktury (z podziałem na lata i miesiące), umowy, dokumenty firmowe,

OSOBISTE // a wewnątrz: wesele, e-booki, dokumenty, budżet, skany, zdrowie

W.S.T. (wszystko, co związane z uczelnią – każdy semestr ma swój folder z przedmiotami, dyplom itp.)

UDOSTĘPNIANE (foldery współdzielone z innymi osobami – dzięki temu pomiędzy np. rodziną lub osobami, z którymi współpracuję nie musimy sobie wysyłać zdjęć, linków czy dokumentów mejlem)

ZDJĘCIA (archiwum z podziałem na lata, miesiące, a następnie wydarzenia)

MUZYKA (chyba nie wymaga komentarza?)

MATERIAŁY KREATYWNE (czyli wszelkie tekstury, fonty, mockupy, kupione zdjęcia, akcje do photoshopa, grafiki itp.)

FILMY (tak jak muzyka)

PROJEKTY (wszystkie pliki z rysunkami 2D, modele 3D, rendery, oddawana dokumentacja – podział na lata, a następnie tematy/nazwiska)

ZRZUTY EKRANU (tutaj mój komputer automatycznie zapisuje wykonane screeny)

KROK 4 – miejsce do przechowywania w “chmurze”

Bardzo ważne jest zadbanie o bezpieczeństwo swoich plików – pozwoli Ci na to wykupienie miejsca do przechowywania plików w chmurze. Mam tu na myśli miejsca takie jak: Dropbox, Google Drive, czy Copy. Wszystkie mają swoje darmowe odpowiedniki, ale wtedy przestrzeń do przechowywania jest ograniczona. Być może dla Ciebie będzie wystarczająca. Jak dużą przestrzeń warto wykupić? Mniej więcej taką, jaką ilość danych mieści Twój dysk (minus przestrzeń potrzebna na instalację systemu operacyjnego i różnych programów). Wtedy wszystko, co masz na dysku komputera – masz również w chmurze. Jeśli więc np. padnie Ci dysk – dane są bezpieczne. Oprócz tego drugą kopię zapasową masz na dysku zewnętrznym.

KROK 5 – wielkie porządkowanie

Co dalej? WIELKIE CZYSZCZENIE. Robisz dokładny przegląd zainstalowanych na dysku programów i usuwasz te, z których nie korzystasz. Jeśli nie pamiętasz do czego służy konkretny program, przed usunięciem sprawdzasz to w Google. Jeśli masz wątpliwości, czy coś możesz wykasować – pytasz bardziej “zaawansowanego” znajomego, żeby nie narobić sobie później problemów kasując jakieś istotne pliki :)

Teraz przed Tobą sortowanie – przeglądanie kolejnych folderów, kasowanie zbędnych plików, przerzucanie ich pomiędzy folderami na właściwe miejsce. To żmudna i czasochłonna robota. Bałaganiło się przez długi czas, to niestety 5 minut na porządki nie wystarczy. Prawie tak jak ze schudnięciem… Kilogramów przybywało przez kilka lat, a potem chciałoby się pozbyć balastu w trzy tygodnie ;) A tak się nie da – na szczęście porządki nie zajmą trzech tygodni, wyrobisz się w kilka-kilkanaście godzin, w zależności od tego jaką ilością plików dysponujesz. Jeśli posiadasz gigantyczne foto archiwum z 10 ostatnich lat, wówczas pewnie lepiej będzie sobie rozłożyć przeglądanie na więcej dni, żeby nie zwariować analizując to wszystko i kasując zbędne pliki.

Cyfrowe porządki

KROK 6 – utrzymanie porządku: NOWE ZASADY

A co potem? Na koniec pozostaje Ci trzymać się nowo ustalonych zasad. To prawdziwy test i trudne wyzwanie. Jestem jednak dowodem na to, że nawet wielki bałaganiarz jest w stanie utrzymać porządek przez długi czas :)

Jak dbać o to, by na komputerze zawsze panował porządek?

  • Utrzymujemy pusty pulpit. Pomaga znalezienie sobie jakiejś absolutnie przepięknej tapety, której widok będzie przyjemnością i szkoda będzie go zakrywać ikonami… Swoje najczęściej znajduję na blogu designlovefest.com w dziale „dress your tech”. Można znaleźć prawdziwe perełki. Możemy sobie ustalić, że np. zawsze pod koniec dnia, przed wyłączeniem komputera/zamknięciem pokrywy laptopa na pulpicie będzie pusto. Albo – jeśli nie chcemy codziennie, bo na przykład najważniejsze pliki potrzebne są w tym tygodniu pod ręką – to samo robimy w piątek na koniec dnia pracy lub w niedzielę. Trzeba się nauczyć zapisywania plików od razu tam, gdzie przewidzieliśmy dla nich miejsce.
  • Wszystkie pliki przechowujemy w chmurze. Mamy je więc dostępne na swoim osobistym komputerze, poprzez przeglądarkę w dowolnym miejscu na świecie, na swoim telefonie, czy tablecie. Super wygodna sprawa. A kolejna kopia całej zawartości komputera powinna być w następnym bezpiecznym miejscu – na dysku zewnętrznym.
  • 1 raz w tygodniu opróżniamy zawartość KOSZA, uprzednio sprawdzając jego zawartość, czy nie wykasowaliśmy sobie czegoś niechcący.
  • 1  raz w tygodniu opróżniamy zawartość folderu POBRANE, a najlepiej ściągnięte pliki od razu przenosimy do odpowiednich folderów na komputerze.
  • 1 raz w tygodniu robimy kopię zapasową wszystkich danych na naszym komputerze.
  • Nie zapominamy również o czyszczeniu sprzętu z zewnątrz.

To tak naprawdę dopiero początek tematu cyfrowych porządków, który chętnie rozwinę, jeśli będzie taka potrzeba. Porządek w skrzynce mejlowej, w telefonie i na innych urządzeniach – wszystko to można sobie fajnie zorganizować, by przyjemniej nam się z nich korzystało.

Dajcie koniecznie znać, czy chcecie, bym również i o tym napisała.

Mam nadzieję, że opracowany przeze mnie system pomoże Wam w zaprowadzeniu ładu na swoich sprzętach. Pamiętajcie, najlepiej jest dostosować wszystko do siebie i swoich potrzeb, traktujcie to więc po prostu jako inspirację :)