Moja organizacja czasu

Organizacja czasu to jeden z moich ulubionych tematów! Ciągle testuję kolejne rozwiązania i kombinuję z planem dnia, by dojść do „stanu idealnego”, który pewnie… nie istnieje :) Regularnie pochłaniam kolejne książki i artykuły na temat organizacji czasu i już wiem, że z tym również nie można przesadzać, bo nic nie zorganizuje się samo, ani nie zrobi za nas. Trzeba podjąć działanie. Często pytacie mnie o moje własne doświadczenia w tym temacie, a ja wiem, że wciąż jeszcze sporo muszę się nauczyć. W dzisiejszym artykule opiszę Wam w jaki sposób staram się ostatnio działać i jakich zasad staram się przestrzegać.

Ograniczam planowanie do minimum

Pozbyłam się już na szczęście chęci zaplanowania sobie każdej minuty w ciągu dnia, tygodnia, czy miesiąca. Nie planuję też z dużym wyprzedzeniem. Między innymi dlatego uprościłam formę mojego organizera, pozbyłam się z niego stron z planem dnia, zamieniłam je na plan dni w ujęciu całego tygodnia oraz osobny plan tygodnia.

Rozbudowany kalendarz sprzyja zbyt szczegółowemu planowaniu i skłania nas do planowania każdego dnia zbyt dużej ilości zadań, których później nie jesteśmy w stanie zrealizować. Za każdym razem, gdy chcę wpisać sobie na listę kolejne zadanie – zastanawiam się, czy aby na pewno będę w stanie je zrealizować i czy koniecznie musi się to odbyć akurat dzisiaj.

Kiedyś, gdy przypominało mi się, że muszę np. umyć samochód, uporać się z jakąś poprawką na blogu albo newsletterem, czy kupić dla kogoś prezent – wpisywałam to sobie do planu dnia, bieżącego lub tego następnego. Zwykle później nie udawało mi się znaleźć na dane zajęcie czasu, co skutkowało wielokrotnym jego przepisywaniem przez kolejne dni i wyrzutami sumienia. Teraz takie sprawy zapisuję na planie tygodnia lub miesiąca. Staram się nie przytłaczać na co dzień zbyt dużą ilością zadań, bo to wyzwala myślenie o tym, jak bardzo jestem zapracowana, jak bardzo mało mam czasu i jak strasznie jest mi ciężko. Też tak macie?

Zajmuję się tylko jedną czynnością jednocześnie

To cholernie trudne – wiecie, że mam to nawet w trakcie pisania tego artykułu? Przed chwilą sięgnęłam po telefon, żeby sprawdzić, czy dostałam już odpowiedź na ważnego mejla… i zmusiłam się do jego odłożenia. Nie mogę się ciągle rozpraszać, bo nigdy tego nie skończę. Sprawdzę mejle o 14, za 25 minut. Teraz, przez te następne 25 pięć minut będę nieprzerwanie pisać i koniec. Dopiero wtedy zrobię herbatę i coś zjem, a nie będę tego robić równocześnie.

Gdy w czasie pracy nagle przypomina mi się coś super ważnego, to zapisuję to w notesiku, który zawsze leży gdzieś na biurku. Nie będę przerywać teraz pisania, żeby zadzwonić do klientki z potwierdzeniem terminu jutrzejszej sesji. Zrobię to za 25 minut. Nie muszę się bać, że znowu o tym zapomnę – wszystko mam zapisane, wszystko jest pod kontrolą.

Praca w skupieniu

Jeśli od 12:30 do 14:00 zaplanowałam sobie pracę nad artykułem, to na ten czas staram się odłączyć od wszelkich rozpraszaczy, które mogłyby mi utrudnić pracę w skupieniu. Co robię?
• Wyciszam telefon i czasem odkładam go ekranem do dołu, by nie widzieć świecących się powiadomień.
• Wyłączam program pocztowy, by nie słyszeć dźwięków sygnalizujących nadejście nowych wiadomości.
• Wyłączam muzykę – gdy muszę zająć się czymś w skupieniu (np. pisaniem) jej dźwięki totalnie mnie rozpraszają. Muzyki potrafię słuchać wyłącznie w czasie wykonywania stosunkowo mało angażujących czynności – zajmowania się moimi social media, odpisywania na mejle, w czasie obrabiania zdjęć.
• Włączam aplikację Coffivity – uwielbiam ją! Wspominałam Wam o niej we wpisie z moim niezbędnikiem o urządzeniach, programach i aplikacjach, które wykorzystuję w codziennej pracy. Dźwięki kawiarni w tle genialnie wpływają na moją koncentrację i kreatywne myślenie. Nie wiem czemu tak się dzieje, ale absolutna cisza przytłacza mnie podobnie jak muzyka.
• Wyłączam przeglądarkę – no chyba, że dane zadanie wymaga ode mnie bycia online, wtedy zostawiam włączoną tylko pustą kartę z wyszukiwarką, żadnych fejsbuków.
• Nie jem i nie piję np. kawy w tym czasie – po ostatnim zalaniu komputera postanowiłam definitywnie zmienić ten nawyk, mam tylko obok butelkę wody na wypadek, gdyby zachciało mi się pić.
• Mam obok siebie pustą kartkę papieru, by móc zapisywać ważne rzeczy, o czym pisałam w poprzednim akapicie.

Dzięki takiej pracy w skupieniu jestem w stanie zrobić o wiele więcej w znacznie krótszym czasie. Staram się stosować taki układ minimum raz dziennie i jestem wtedy zaskoczona tym, z jak ogromną ilością zadań udaje mi się uporać.

Zmuszam się do zajęcia daną sprawą chociaż przez chwilę

Za pewne zadania zabieram się z przyjemnością, inne – staram się odwlec w nieskończoność. Zdarza mi się odwlekać je nawet każdego dnia… przez cały tydzień. Od pewnego czasu staram się negocjować z samą sobą, gdy zauważam zadanie, które pomimo tego, że jest ważne lub pilne spycham gdzieś na margines, a potem przepisuję je na kolejny dzień, bo zabrakło czasu.

Ustalam sobie wtedy, że będę przez 25 minut (zgodnie z metodą Pomodoro) zajmować się daną sprawą. Ustawiam sobie wtedy timer w telefonie i postanawiam, że jeśli po upływie tych 25 minut praca dalej nie będzie mi szla tak, jakbym chciała – mogę odpuścić. Ale nie wcześniej.

W większości wypadków udaje mi się złapać tzw. flow i przedłużam pracę nad zadaniem. Dodatkowo najczęściej okazuje się, że rozprawienie się z tym tematem zajęło mi znacznie mniej czasu, niż się spodziewałam.

Inne zasady, które staram się stosować

• Planując dzień zostawiam sobie odpowiedni margines czasu. Jeśli o 11 jestem umówiona na spotkanie, które powinno zająć jakąś godzinę, to następnego zadania nie planuję na 13, ale najwcześniej na 14. Spotkania lubią się przeciągać, a korki na drodze pojawiać właśnie wtedy, gdy mamy napięty harmonogram. Jeśli wydaje mi się, że z wpisem na bloga uporam się w 3 godziny, to rezerwuję minimum 4-5 godzin. Jeśli uda mi się…

• Ustalam sobie priorytety. Idealnie byłoby zawsze zaczynać od najtrudniejszego zadania, ale lubię na rozgrzewkę zrobić sobie coś łatwego i zmotywować się pierwszą, wykreśloną pozycją na liście to do. Staram się zawsze pamiętać, co jest najważniejsze w ciągu dnia i właśnie to duże zadanie kończyć jako pierwsze, a nie odwlekać je w nieskończoność.

• Jeśli coś ma zająć mi mniej niż 1-2 minuty, to robię to od razu. Oczywiście nie podczas moich bloków pracy w skupieniu, tylko pomiędzy nimi. Szybkie wstawienie prania, telefon z życzeniami, wyniesienie śmieci – takich spraw nie ma sensu odwlekać. Na ogół nie zapisuję ich również na liście „to do”.

• Stosuję własny kod kolorystyczny i samoprzylepne karteczki. Te zasady dotyczą mojego organizera – na listach zadań i na planie dnia przyporządkowuję konkretne kolory miejscom lub tematom. Przykładowo: wszystkie zadania związane z blogiem zaznaczam na fioletowo, a wszelkie wyjścia z domu i spotkania – na turkusowo. Dzięki temu tylko jeden rzut oka wystarczy mi by ocenić jaki szykuje mi się dzień i na czym będę musiała się skupić. Indeksującymi karteczkami samoprzylepnymi zaznaczam sobie konkretne strony, by szybko do nich dotrzeć (np. plan miesiąca, bieżący tydzień), a dodatkowo wklejam je na stronach, gdy chcę sobie zanotować coś drobnego, co nie wiem kiedy ma się wydarzyć, by niepotrzebnie nie kreślić po stronach.

• Jest jeszcze jedna zasada, którą chciałabym zacząć w przyszłości stosować, ale jeszcze nie weszła mi w krew. Chodzi o zaczynanie dnia od zrobienia czegoś produktywnego, jeszcze zanim zajmę się całą resztą. Zanim sprawdzę pocztę i zacznę odpowiadać na mejle, odpisywać na komentarze na Facebooku i publikować w social media. Kilka razy ostatnio udało mi się działać w taki sposób i satysfakcja z uporania się z ważnym zadaniem już z samego rana jest niesamowita. Mam nadzieję, że uda mi się to wprowadzić na stałe!

To już chyba wszystko. Mam nadzieje, że opis moich zmagań z organizacją czasu podsunął Wam jakieś pomysły na ulepszenie własnego systemu lub chociaż zainspirował do działania. Wasza własne refleksje na temat organizacji czasu w komentarzach jak najbardziej mile widziane! :)