Organizacja czasu to jeden z moich ulubionych tematów! Ciągle testuję kolejne rozwiązania i kombinuję z planem dnia, by dojść do “stanu idealnego”, który pewnie… nie istnieje :) Regularnie pochłaniam kolejne książki i artykuły na temat organizacji czasu i już wiem, że z tym również nie można przesadzać, bo nic nie zorganizuje się samo, ani nie zrobi za nas. Trzeba podjąć działanie. Często pytacie mnie o moje własne doświadczenia w tym temacie, a ja wiem, że wciąż jeszcze sporo muszę się nauczyć. W dzisiejszym artykule opiszę Wam w jaki sposób staram się ostatnio działać i jakich zasad staram się przestrzegać.

Ograniczam planowanie do minimum

Pozbyłam się już na szczęście chęci zaplanowania sobie każdej minuty w ciągu dnia, tygodnia, czy miesiąca. Nie planuję też z dużym wyprzedzeniem. Między innymi dlatego uprościłam formę mojego organizera, pozbyłam się z niego stron z planem dnia, zamieniłam je na plan dni w ujęciu całego tygodnia oraz osobny plan tygodnia.

Rozbudowany kalendarz sprzyja zbyt szczegółowemu planowaniu i skłania nas do planowania każdego dnia zbyt dużej ilości zadań, których później nie jesteśmy w stanie zrealizować. Za każdym razem, gdy chcę wpisać sobie na listę kolejne zadanie – zastanawiam się, czy aby na pewno będę w stanie je zrealizować i czy koniecznie musi się to odbyć akurat dzisiaj.

Kiedyś, gdy przypominało mi się, że muszę np. umyć samochód, uporać się z jakąś poprawką na blogu albo newsletterem, czy kupić dla kogoś prezent – wpisywałam to sobie do planu dnia, bieżącego lub tego następnego. Zwykle później nie udawało mi się znaleźć na dane zajęcie czasu, co skutkowało wielokrotnym jego przepisywaniem przez kolejne dni i wyrzutami sumienia. Teraz takie sprawy zapisuję na planie tygodnia lub miesiąca. Staram się nie przytłaczać na co dzień zbyt dużą ilością zadań, bo to wyzwala myślenie o tym, jak bardzo jestem zapracowana, jak bardzo mało mam czasu i jak strasznie jest mi ciężko. Też tak macie?

Organizer Design Your Life

Zajmuję się tylko jedną czynnością jednocześnie

To cholernie trudne – wiecie, że mam to nawet w trakcie pisania tego artykułu? Przed chwilą sięgnęłam po telefon, żeby sprawdzić, czy dostałam już odpowiedź na ważnego mejla… i zmusiłam się do jego odłożenia. Nie mogę się ciągle rozpraszać, bo nigdy tego nie skończę. Sprawdzę mejle o 14, za 25 minut. Teraz, przez te następne 25 pięć minut będę nieprzerwanie pisać i koniec. Dopiero wtedy zrobię herbatę i coś zjem, a nie będę tego robić równocześnie.

Gdy w czasie pracy nagle przypomina mi się coś super ważnego, to zapisuję to w notesiku, który zawsze leży gdzieś na biurku. Nie będę przerywać teraz pisania, żeby zadzwonić do klientki z potwierdzeniem terminu jutrzejszej sesji. Zrobię to za 25 minut. Nie muszę się bać, że znowu o tym zapomnę – wszystko mam zapisane, wszystko jest pod kontrolą.

Organizer Design Your Life

Praca w skupieniu

Jeśli od 12:30 do 14:00 zaplanowałam sobie pracę nad artykułem, to na ten czas staram się odłączyć od wszelkich rozpraszaczy, które mogłyby mi utrudnić pracę w skupieniu. Co robię?
Wyciszam telefon i czasem odkładam go ekranem do dołu, by nie widzieć świecących się powiadomień.
Wyłączam program pocztowy, by nie słyszeć dźwięków sygnalizujących nadejście nowych wiadomości.
Wyłączam muzykę – gdy muszę zająć się czymś w skupieniu (np. pisaniem) jej dźwięki totalnie mnie rozpraszają. Muzyki potrafię słuchać wyłącznie w czasie wykonywania stosunkowo mało angażujących czynności – zajmowania się moimi social media, odpisywania na mejle, w czasie obrabiania zdjęć.
Włączam aplikację Coffivity – uwielbiam ją! Wspominałam Wam o niej we wpisie z moim niezbędnikiem o urządzeniach, programach i aplikacjach, które wykorzystuję w codziennej pracy. Dźwięki kawiarni w tle genialnie wpływają na moją koncentrację i kreatywne myślenie. Nie wiem czemu tak się dzieje, ale absolutna cisza przytłacza mnie podobnie jak muzyka.
Wyłączam przeglądarkę – no chyba, że dane zadanie wymaga ode mnie bycia online, wtedy zostawiam włączoną tylko pustą kartę z wyszukiwarką, żadnych fejsbuków.
Nie jem i nie piję np. kawy w tym czasie – po ostatnim zalaniu komputera postanowiłam definitywnie zmienić ten nawyk, mam tylko obok butelkę wody na wypadek, gdyby zachciało mi się pić.
Mam obok siebie pustą kartkę papieru, by móc zapisywać ważne rzeczy, o czym pisałam w poprzednim akapicie.

Dzięki takiej pracy w skupieniu jestem w stanie zrobić o wiele więcej w znacznie krótszym czasie. Staram się stosować taki układ minimum raz dziennie i jestem wtedy zaskoczona tym, z jak ogromną ilością zadań udaje mi się uporać.

Organizer Design Your Life

Zmuszam się do zajęcia daną sprawą chociaż przez chwilę

Za pewne zadania zabieram się z przyjemnością, inne – staram się odwlec w nieskończoność. Zdarza mi się odwlekać je nawet każdego dnia… przez cały tydzień. Od pewnego czasu staram się negocjować z samą sobą, gdy zauważam zadanie, które pomimo tego, że jest ważne lub pilne spycham gdzieś na margines, a potem przepisuję je na kolejny dzień, bo zabrakło czasu.

Ustalam sobie wtedy, że będę przez 25 minut (zgodnie z metodą Pomodoro) zajmować się daną sprawą. Ustawiam sobie wtedy timer w telefonie i postanawiam, że jeśli po upływie tych 25 minut praca dalej nie będzie mi szla tak, jakbym chciała – mogę odpuścić. Ale nie wcześniej.

W większości wypadków udaje mi się złapać tzw. flow i przedłużam pracę nad zadaniem. Dodatkowo najczęściej okazuje się, że rozprawienie się z tym tematem zajęło mi znacznie mniej czasu, niż się spodziewałam.

Organizer Design Your Life

Inne zasady, które staram się stosować

Planując dzień zostawiam sobie odpowiedni margines czasu. Jeśli o 11 jestem umówiona na spotkanie, które powinno zająć jakąś godzinę, to następnego zadania nie planuję na 13, ale najwcześniej na 14. Spotkania lubią się przeciągać, a korki na drodze pojawiać właśnie wtedy, gdy mamy napięty harmonogram. Jeśli wydaje mi się, że z wpisem na bloga uporam się w 3 godziny, to rezerwuję minimum 4-5 godzin. Jeśli uda mi się…

Ustalam sobie priorytety. Idealnie byłoby zawsze zaczynać od najtrudniejszego zadania, ale lubię na rozgrzewkę zrobić sobie coś łatwego i zmotywować się pierwszą, wykreśloną pozycją na liście to do. Staram się zawsze pamiętać, co jest najważniejsze w ciągu dnia i właśnie to duże zadanie kończyć jako pierwsze, a nie odwlekać je w nieskończoność.

Jeśli coś ma zająć mi mniej niż 1-2 minuty, to robię to od razu. Oczywiście nie podczas moich bloków pracy w skupieniu, tylko pomiędzy nimi. Szybkie wstawienie prania, telefon z życzeniami, wyniesienie śmieci – takich spraw nie ma sensu odwlekać. Na ogół nie zapisuję ich również na liście “to do”.

Stosuję własny kod kolorystyczny i samoprzylepne karteczki. Te zasady dotyczą mojego organizera – na listach zadań i na planie dnia przyporządkowuję konkretne kolory miejscom lub tematom. Przykładowo: wszystkie zadania związane z blogiem zaznaczam na fioletowo, a wszelkie wyjścia z domu i spotkania – na turkusowo. Dzięki temu tylko jeden rzut oka wystarczy mi by ocenić jaki szykuje mi się dzień i na czym będę musiała się skupić. Indeksującymi karteczkami samoprzylepnymi zaznaczam sobie konkretne strony, by szybko do nich dotrzeć (np. plan miesiąca, bieżący tydzień), a dodatkowo wklejam je na stronach, gdy chcę sobie zanotować coś drobnego, co nie wiem kiedy ma się wydarzyć, by niepotrzebnie nie kreślić po stronach.

• Jest jeszcze jedna zasada, którą chciałabym zacząć w przyszłości stosować, ale jeszcze nie weszła mi w krew. Chodzi o zaczynanie dnia od zrobienia czegoś produktywnego, jeszcze zanim zajmę się całą resztą. Zanim sprawdzę pocztę i zacznę odpowiadać na mejle, odpisywać na komentarze na Facebooku i publikować w social media. Kilka razy ostatnio udało mi się działać w taki sposób i satysfakcja z uporania się z ważnym zadaniem już z samego rana jest niesamowita. Mam nadzieję, że uda mi się to wprowadzić na stałe!

To już chyba wszystko. Mam nadzieje, że opis moich zmagań z organizacją czasu podsunął Wam jakieś pomysły na ulepszenie własnego systemu lub chociaż zainspirował do działania. Wasza własne refleksje na temat organizacji czasu w komentarzach jak najbardziej mile widziane! :)


 PLANNER DESIGN YOUR LIFE