Organizacja czasu: gdy nie wszystko można zaplanować i przewidzieć

Jedna z najważniejszych lekcji, jaką dało mi prowadzenie własnej firmy, nauczyła mnie, że nie wszystko da się z góry ustalić i przewidzieć. Wielokrotnie nachodziły mnie w trudnych momentach destrukcyjne myśli o bezsensie wszelkich przedsięwzięć, chociaż początkowo realizowałam swoje plany i pomysły z niemałym zapałem. Nic tylko same „progi i bariery”… I „kłody pod nogi”… Dziwią Was zapewne takie słowa padające z ust osoby, która często pisze o organizacji, lubi wszystko mieć rozplanowane i na dodatek prowadzi sklep z Organizerami własnego projektu, prawda?

Organizacja czasu i planowanie byłyby o wiele łatwiejsze, gdyby każdy nasz dzień wyglądał tak samo, składał się z tych samych czynności i co najważniejsze – wszystko zawsze by szło zgodnie z planem, a nieprzewidziane sytuacje nie miałyby miejsca. Ale przecież wszyscy dobrze wiemy, że mało kiedy tak to wygląda.

Jak planować, gdy tak wiele jest nie do przewidzenia?

Gdy podjęłam decyzję o otwarciu swojego sklepu internetowego byłam przekonana, że uporam się ze wszystkim maksymalnie w ciągu miesiąca. Zaznaczyłam sobie datę otwarcia Sklepu w kalendarzu i podzieliłam się ze światem „radosną nowiną”. Cóż tu wiele jest do zrobienia? Złożę zamówienie w drukarni, trzeba będzie trochę przerobić bloga, no i jeszcze porozmawiać z księgową na temat rozliczania tego wszystkiego. Zrobiłam sobie research odnośnie spraw, którymi powinnam się zająć. Kolejne dni leciały, a ja ciągle dowiadywałam się o następnych stojących przede mną wyzwaniach: oprogramowanie sklepu, którego przygotowanie zajęło mnóstwo czasu, regulaminy utworzone przez prawników, kwestia GIODO i ochrona danych osobowych, rachunki, kasa fiskalna i w efekcie setki – co ja mówię? – tysiące złotych nieprzewidzianych wcześniej przeze mnie do wydania.

Gdy byłam pewna, że wszystko już, już jest gotowe i pozostaje mi tylko przygotować  do sprzedaży organizery – okazało się, że pierwsza z drukarni realizujących dla mnie zlecenie nawaliła i cały nakład musieli poprawić. Uporali się z tym na szczęście w miarę szybko, więc byłam już cała szczęśliwa i pewna tego, że teraz to już wszystko pójdzie z górki. Organizery po otwarciu sklepu sprzedały się w 2 dni, ja nie zamknęłam możliwości składania zamówień i szybko zamówiłam dodruk. Wszystko miałam wyliczone z odpowiednim czasowym marginesem. I co? Drukarnia znowu zchrzaniła to, co miała do zrobienia. Złożyłam reklamację i ostatecznie drukarnia wycofała się z realizacji zlecenia, a ja musiałam szukać nowego wykonawcy. Złożyłam zamówienie w kolejnej, pełna już obaw, czy zdołam dotrzymać obiecanych moim klientom terminów. I znowu… „ludzki błąd”, pracownik pomylił się i źle przyciął marginesy. Kolejne opóźnienie. Po odebraniu poprawnego zlecenia nie spałam przez trzy dni, żeby sprostać nawiązanej z klientami umowie. Udało się!

Każdy z tych opisanych przeze mnie dni miałam wcześniej zaplanowany w szczegółach, jak zwykle. Nie zrealizowałam nawet 20% – bo czasem trzeba wybrać priorytety, rzucić wszystko i zająć się tym, co w danym momencie jest najważniejsze.

Była złość, były łzy, była bezsilność. Ale była również fantastyczna lekcja, dzięki której uświadomiłam sobie, że WSZYSTKIEGO nie jestem w stanie przewidzieć. Bo tak nastawiając się zawsze pozytywnie, nie biorę nawet pod uwagę, że mogła by mi się na czymś powinąć noga. A jeśli nawet nie mnie – to może się tak przecież zdarzyć innej osobie, która np. przygotowuje coś dla mnie, więc konsekwencje jej błędu i tak poniosę ja. Życie.

Nie przewidzimy naszych chorób, czy chorób bliskich nam osób. Wtedy naprawdę nie jest ważne ile planów wzięło w łeb, bo trzeba zająć się tym, co w danym momencie jest najważniejsze i nie robić sobie wyrzutów z chwilowo zaniedbanych spraw pomniejszych.

Dlatego właśnie skutecznie wyleczyłam się z chęci planowania  w ciągu dnia każdej minuty. Zostawiam sobie odpowiednie luki i „marginesy błędu”. Znacznie mniej dzięki temu się spinam i jestem dużo szczęśliwsza. Nie denerwuję się na siebie, gdy ZNOWU nie uda mi się zrealizować ponad połowy listy. Po prostu nie ma co się spinać, trzeba działać w swoim tempie.

Wracając do głównego tematu wpisu…

Jak planować i jak organizować sobie czas, gdy nie wszystko da się przewidzieć?

• pogodzić się z tym, że na pewne rzeczy nie mamy wpływu

Rozwinięcie tej myśli znajduje się właśnie w powyższych akapitach. Na wiele spraw za to wpływ mamy  – i to duży! – to właśnie na nich powinniśmy się skoncentrować. Nie ma sensu robić sobie wyrzutów o to, że znowu coś poszło nie po naszej myśli.

• znać swoje priorytety i pamiętać o tym, co jest najważniejsze

Tę myśl fantastycznie przedstawił Andrzej Tucholski w swoim ostatnim vlogu. Idealnie opowiedział o tym, co chcę Wam przekazać, posługując się analogią do wojny i dowodzenia oddziałem i sformułowaniem „general command”. Chodzi o to, by pamiętać co w danym momencie jest dla nas priorytetowe. W tym tygodniu mam rozplanowanych wiele różnych wyzwań – spotkania, sprawy do załatwienia, kilka notek na blogu, praca nad różnymi własnymi projektami, zmagania z sesją na uczelni… No tak, a jeśli wydarzy się coś nieprzewidzianego, co przewróci wszystkie moje plany do góry nogami? Wtedy dobrze jest pamiętać o tym, co w danym dniu, tygodniu, miesiącu (wedle uznania!) jest naszym priorytetem. Spotkanie z przyjaciółką mogę przełożyć na następny tydzień, niezbyt pilną wizytę u okulisty w sumie też, mogę nie opublikować notki na blogu, czy nie odpisać na czas na mejle – ale wiem, że kolejnego terminu oddania projektu na uczelni nie będzie (!) i to nim MUSZĘ się na pierwszym miejscu zająć.

• unikać zbędnych zobowiązań i nauczyć się czasem odpuszczać

Od pewnego czasu staram się również unikać niepotrzebnych zobowiązań w sytuacjach, które tak naprawdę tego nie wymagają. Tutaj znowu odwołam się do własnego przykładu i do blogowania. Znaczna część czytelników, którzy wypełnili ankietę, prosi mnie o większą regularność w pisaniu. Jest mi bardzo miło, że ciągle macie taki niedosyt. Jednakże obok próśb o pisanie więcej i więcej pojawiają się nawet sugestie stworzenia grafiku, planu publikacji. Prośba o zobowiązanie się do publikowania co trzy dni, czy w każdy wtorek i sobotę. A ja na to… nooo, nie, dziękuję. Nie chcę. Nie chcę już więcej do niczego takiego się zobowiązywać. Dlaczego? Bo nie muszę! W ciągu minionych trzech lat publikowałam od 7 do 20 wpisów każdego miesiąca, więc bardzo różnie. Miałam lepsze i gorsze miesiące, jak każdy. Pod koniec 2014 dopadł mnie mały kryzys. Czasem przecież nam zdrowie, humor i motywacja jednocześnie. Ten dzisiejszy artykuł piszę i mam z tego ogromną przyjemność i bardzo, bardzo chcę by tak zostało, bez wyrzutów względem samej siebie o brak notki w poniedziałek, wtorek, czy w środę. A czasem nawet przez cały tydzień. Bo – chociaż pewnie nie powinnam mówić tego na głos – są rzeczy ważne i ważniejsze. I czasem te ważne też trzeba odpuścić, gdy ważniejsze upominają się o chwilę uwagi. Sami musimy dojść do takiej własnej „klasyfikacji” spraw – to ułatwia życie i daje spokój.

• w ciągu dnia planować zadania, a nie minuty

Od kilku miesięcy korzystam wyłącznie z plannera „zadaniowego”, a nie godzinowego i od tego czasu dużo lepiej mi się planuje. Mój tryb pracy nie zobowiązuje mnie do siedzenia przy biurku w konkretnych godzinach. Wolę więc wyznaczać sobie zadania do zrobienia, a nie ustalać, że pomiędzy 12.00 a 13.00 będę odkopywać skrzynkę mejlową, bo tak na prawdę to nie ma znaczenia, kiedy to zrobię. Dodatkowo zauważyłam, że najlepiej sprawdza się u mnie planowanie z dnia na dzień. Planując z góry w poniedziałek cały tydzień zaznaczam wyłącznie terminy nieprzesuwalne, jak np. umówione spotkania (chociaż wiadomo – i one mogą się poprzesuwać), a konkretne listy zadań wolę tworzyć na każdy kolejny dzień. Zawsze staram się też pamiętać, by nie było ich zbyt wiele.

C.D.N.

Dzisiejszy wpis miał być krótką refleksją nad tym, że nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć, a wyszło jak zawsze i mocno się rozpisałam. I na dodatek mam obok całą kartkę z zapisanymi hasłami, które chciałabym jeszcze rozwinąć… ale zostawię to sobie na następny artykuł :) Do usłyszenia zatem niedługo!

Szukasz organizera idealnego?

Serdecznie zapraszam do mojego sklepu w których znajdziesz organizery i inne narzędzia przydatne w organizacji czasu. Bo organizacja czasu może być prosta, gdy mamy odpowiednie narzędzia :)

>>> ORGANIZACJA OD ZARAZ <<<