Papier, czy rozwiązania cyfrowe? Co sprawdza się najlepiej w planowaniu i organizacji? Jedno i drugie ma swoich zwolenników. Kolejne plannery i aplikacje do zarządzania czasem oraz zadaniami wyrastają szybciej, niż grzyby po deszczu. Jak się w tym odnaleźć i wybrać rozwiązanie, które spełni wszystkie indywidualne potrzeby użytkownika?

Na początku warto jest przeanalizować CO konkretnie masz do planowania i ILE tego jest. Czy są to codzienne, stałe obowiązki, czy rozbudowane projekty wymagające możliwości delegowania poszczególnych elementów, etapów itd. itp. A może potrzebujesz tylko pamiętać o terminie wizyty u dentysty, zapłacie rachunku za prąd, albo zajęciach pozalekcyjnych.

Nie każdy ma potrzebę planować dużo. Nie każdy ma potrzebę planować w ogóle – aczkolwiek nie byłabym sobą, gdybym nie chciała w tym miejscu wskazać plusów planowania, bo nasze głowy dobrze jest czasem, tak po prostu, odciążyć od pamiętania o zbyt wielu sprawach.

Zupełnie inne potrzeby będzie miała zajmująca się w domu mama np. na urlopie macierzyńskim, inne osoba pracująca na etacie, czy też właściciel biznesu. Nie ma jednego, idealnego narzędzia. Moim zdaniem każdy powinien wybrać najlepsze dla siebie elementy i złożyć je w sprawnie działający system.

Do tego właśnie gorąco będę Was zachęcać! A w dzisiejszym wpisie poznacie mój własny system, który obecnie sprawdza się u mnie naprawdę doskonale.

ALINA SZKLARSKA

Mój system narzędzi i aplikacji pomagający mi lepiej się zorganizować

W ostatnim czasie testowałam większość dostępnych rozwiązań ciągle mając nadzieję, że uda mi się znaleźć to jedno, idealne narzędzie, które wpisze się we wszystkie moje potrzeby. Pozwoli mi działać lepiej, skuteczniej i dostosuje się do sposobu planowania, jaki preferuję.

Wybieram: papierowe + cyfrowe

Mój aktualny system bazuje przede wszystkim na połączeniu Plannera Design Your Life ze znanym Wam z pewnością doskonale kalendarzem Google.

Ta podstawowa dwójka uzupełniana jest jednak przez następujące dodatkowe narzędzia i aplikacje…

Papierowe:

DARMOWY KALENDARZ 2018

Cyfrowe:

  • Aplikacja kalendarza Google na telefon oraz na komputer
  • Aplikacja Przypomnienia
  • Cyfrowe notatki
  • Trello do pracy zespołowej + do rozpisywania większych projektów

Może wydawać się to wszystko strasznie skomplikowane i mocno rozbudowane, ale to złudzenie. Taki zestaw towarzyszy mi od wielu miesięcy i okazuje się niezawodny. Poszczególne elementy uzupełniają się wzajemnie, dostosowując się do moich aktualnych potrzeb. Wszystko Wam po kolei wyjaśnię :)

PLANNER DESIGN YOUR LIFE

Dlaczego taki system u mnie działa?

Dlaczego nie zdecydowałam się tylko na jedno narzędzie? Bo na ten moment jest to niemożliwe :) Połączenie rozwiązań papierowych i cyfrowych działa u mnie najlepiej, bo:

  • Pracuję przy wielu różnych tematach i projektach jednocześnie
  • Lubię sobie rożne rzeczy rozpisać na papierze
  • Pamięć jest zawodna i czasami potrzebuję “wyskakujących” przypomnień

W dużym skrócie – Planner pomaga mi w bieżącym funkcjonowaniu, pozwala na zorganizowanie swojej pracy i trzymanie wszystkiego w jednym miejscu, a cyfrowe aplikacje to taki mój drugi mózg, który pamięta o wszystkim lepiej, niż ten właściwy :)

Korzystanie z całego systemu, a także każdego, nawet pojedynczego narzędzia, wymaga pewnej samodyscypliny. Po prostu trzeba to robić dzień po dniu – KORZYSTAĆ. Zaglądać, sprawdzać, aktualizować. Nie ignorować powiadomień. Przyznajcie, że czasem też Wam się zdarza nawet nie zaglądać do swojego kalendarza, czy plannera ze strachu, że trzeba będzie wreszcie zacząć robić coś produktywnego…

Może to trochę straszne, że nie do końca ufam swojej własnej pamięci, ale dla mnie niezapisane po prostu nie istnieje. Mam wrażenie, że to jakby mój mechanizm obronny przed przytłoczeniem zbyt dużą ilością informacji na co dzień, których po prostu nie jestem w stanie skutecznie przetworzyć. Nie potrafię dobrze funkcjonować w chaosie, zamieszaniu, bałaganie. Tak jak przeszkadza mi większy nieporządek dookoła mnie, tak samo rozprasza mnie zbyt duża ilość zewnętrznych bodźców.

PLANNER DESIGN YOUR LIFE

Jak korzystam z Plannera Design Your Life?

Bazą mojej organizacji jest oczywiście… PLANNER Design Your Life, tutaj nikogo nie zaskoczę :) Leży zawsze otwarty obok na biurku (dlatego tak bardzo lubię spiralowane notesy, bo leżą płasko i nic się nie zamyka), gdy pracuję i najczęściej noszę go również ze sobą. Ma poręczny format A5, wielkości szkolnego zeszytu i mieści w sobie wszystko, co najistotniejsze.

Planner jak to planner, nie jest kalendarzem, dlatego nie posiada dat. W plannerze nie wpisuję planów długoterminowych, tylko pracuję z nim głównie z tygodnia na tydzień, a dni i daty rozpisuję nie na więcej niż 2 tygodnie do przodu. Brak z góry określonego “czasu”, jak w kalendarzu, sprawia, że nie tracę cennego miejsca i papieru, gdy zdarzy mi się jakiś totalnie nieproduktywny tydzień złego samopoczucia, albo na przykład jakiś wyjazd. Po prostu wtedy go nie wypełniam.

Na początku minionego roku postanowiłam przez kilka miesięcy testować system bullet journal, żeby sprawdzić dokładnie na sobie „o co tyle szumu” i co jest w nim takiego fajnego. I faktycznie system ma to specyficzne założenie, które uwielbiam i które wdrożyłam w plannerze, ale jestem zbyt leniwa i zbyt wygodna, by wszystko ciągle na bieżąco rozrysowywać. Wnętrze mojego plannera pokażę Wam jeszcze w następnych wpisach, a dzisiaj chcę ująć temat organizacji całościowo, bardziej „z lotu ptaka”.

PLANNER DESIGN YOUR LIFE

W plannerze tworzę regularnie:
  • Plan Udanego Tygodnia (lista wszystkich spraw do zrobienia z wyznaczeniem priorytetów, miejscem na motywacyjny cytat, listę zakupów, obszar do zaplanowania czegoś specjalnie dla siebie i oczywiście miejsce na notatki, w którym zwykle zapisuję sprawy dotyczące najbliższego tygodnia)
  • Plan każdego dnia wraz godzinowym harmonogramem – w plannerze na dwóch sąsiadujących stronach widzę cały tydzień
  • Plan publikacji w social media (na arkuszu z tygodniowym zestawieniem)

Stale korzystam też ze skoncentrowanego planu miesiąca w formie kratek – tutaj rozpisuję sobie wszystkie aktywności związane z Design Your Life, wpisy, newslettery, filmy na Youtube i tak dalej.

PLANNER DESIGN YOUR LIFE

PLANNER DESIGN YOUR LIFE

PLANNER DESIGN YOUR LIFE

Dodatkowo drukuję też kilka miesięcznych plannerów (kalendarzy), które wykorzystuję na bieżąco, gdy potrzebuję rozpisać sobie jakiś konkretny projekt – np. miesięczne wyzwanie ćwiczeniowe, plan promocji produktów sklepowych i tak dalej. Takie rzeczy lubię mieć osobno i „na brudno”, kreślę po nich wiele razy, a jak już wszystko ustalę „na czysto” to przenoszę do Plannera :)

Planner do wydrukowania

Do wypełniania Plannera używam ścieralnego długopisu, karteczek samoprzylepnych (muszę je jak najszybciej wprowadzić do oferty sklepu!!!) i pastelowych zakreślaczy Stabilo, które są już w sklepie dostępne. Oprócz tego w stałym użytku mam kolorowe naklejki (dwa arkusze naklejek wpięte są do każdego Plannera, a jeśli ktoś potrzebuje więcej, to może je kupić też osobno).

PLANNER DESIGN YOUR LIFE

Ważną dla mnie stroną są też Miesięczne cele i dobre nawyki. Tutaj wypisuję sobie rzeczy, które chcę robić codziennie i lubię mieć pogląd na to, jak cały miesiąc kształtuje się w danej kwestii.

Mam tu sprawy związane z Design Your Life, jak publikacje w social media, inbox zero i tak dalej, a także takie totalnie osobiste, jak: codzienna joga, ilość przespanych godzin, odpowiednia ilość wypijanej wody i łykanie witamin. Wiem, to takie pierdoły, które nie każdy chce i potrzebuje śledzić. Ja chcę. Nie dedykuję im jednak osobnej rubryki na Planie tygodnia czy dnia, podoba mi się, że wszystko to mieści się na jednej stronie.

PLANNER DESIGN YOUR LIFE

Co zapisuję w aplikacji kalendarza?

W cyfrowym kalendarzu nie tworzę list rzeczy do zrobienia. Trafiają do niego wyłącznie z góry ustalone terminy – umówione spotkania i aktywności, wizyty u lekarzy, wyjazdy (moje oraz Tomka), rozmowy na Skype (np. lekcje angielskiego, czy spotkania mastermind). Oprócz tego mam w nim wpisane daty urodzin rodziny i znajomych.

Telefon mam zawsze przy sobie, więc natychmiast wpisuję do niego tego typu aktywności, gdy tylko się o nich dowiaduję, bez względu na to, gdzie akurat jestem. Gdy dowiaduję się o nich przez telefon, to wpisuję w tę samą aplikację, ale na komputerze. Dzięki temu nic ważnego nie ma szans mi umknąć.

Takie podejście wymaga pewnej dyscypliny, bo wpisywać trzeba po prostu zawsze i wszystko, nie odkładać tego na później. Wiem, że pamięć bywa zawodna, dlatego pamięta za mnie aplikacja.

Dlaczego wpisuję to w aplikacji? Bo mogę ustawiać tam wydarzenia cykliczne (co tydzień, co miesiąc, co rok itp.), bez konieczności robienia tego ręcznie.

ALINA SZKLARSKA

Jak to wszystko działa w praktyce?

I po co te wszystkie dodatkowe rozwiązania, czyli Plan Udanego Dnia, czy jeszcze notatki i przypomnienia w telefonie???

Gdy szykuje mi się jakiś bardziej intensywny, obfitujący w wydarzenia i obowiązki dzień, albo czuję jakiś kompletny chaos w głowie i nie wiem w co ręce włożyć – ratuję się notesem z Planem Udanego Dnia. Wyrywam sobie jedną taką kartkę i wkładam do Plannera. Na niej mam więcej miejsca. Zdarzają się to jednak nie częściej, niż raz na kilka tygodni. Kartkę z moim planem pod koniec tego Udanego Dnia wyrzucam (ważne! nie ukończone zadania i notatki przepisuję do Plannera), dzięki czemu cały Planner nie musi być wielki i ciężki, bo nigdy nie zabrałabym go ze sobą z domu.

PLANNER DESIGN YOUR LIFE

Kiedy coś mi się przypomina w nieodpowiednim momencie, np. w łazience ;), czy podczas zakupów, w kolejce w sklepie – zapisuję to w notatkach na telefonie.

Ktoś mówi mi o konkretnym terminie wyjazdu, spotkania – wpisuję to natychmiast do aplikacji kalendarza.

Muszę gdzieś zadzwonić o konkretnej godzinie, pamiętać o zrobieniu czegoś zaraz po przyjściu do domu (np. wyjąć obiad z zamrażalnika do rozmrożenie, takie pierdoły mam również na myśli) – ustawiam przypomnienie z alarmem na telefonie.

Takie postępowanie sprawia, że wszystko mam pod kontrolą. Wydaje mi się, że to coś naturalnego, nic szczególnego. Po prostu trzeba sobie ułatwiać życie, a nie komplikować.

Odciążam swoją głowę od pamiętania o pierdołach, aby mieć siłę i przestrzeń do myślenia o sprawach ważnych, by mieć moc do podejmowania miliona decyzji, tych małych i większych.

Zasady organizacji, których przestrzegam:

Z upływem czasu większość z tych zasad zamieniła się w moje stałe nawyki, więc zupełnie nie mam wrażenia, bym robiła coś szczególnego:

  • Korzystam z Metody Pomodoro
  • Wyznaczam priorytety na każdy tydzień i dzień
  • Pracuję w skupieniu w blokach czasowych
  • Planuję jak najmniej i z odpowiednim „marginesem”, zakładam bufory czasowe

O powyższych (i kilku innych rozwiązaniach również) pisałam na blogu dokładniej już wczesniej. Wszystko jest w dalszym ciągu aktualne, zachęcam do lektury!

>>> Zasady, których przestrzegam, aby lepiej organizować swój czas i pracę <<<

A czego wcale NIE planuję?

Okazuje się, że jest jestem aż tak zakręcona, jak moglibyście sobie myśleć i jest sporo rzeczy, których wcale NIE planuję! Co to takiego?

Nie planuję obowiązków domowych

Nie posiadam obecnie żadnej rozpiski dotyczącej sprzątania, nie śledzę tego co i kiedy zostało zrobione. Doszłam do wniosku, że prościej będzie mi z domowych obowiązków zrobić coś w rodzaju nawyku, dlatego poszczególnym czynnościom przyporządkowałam konkretne momenty. Tak jest mi łatwiej. Nie mam potrzeby nigdzie tego zapisywać. Daj znać, czy powinnam stworzyć na ten temat osobny wpis :)

Nie planuję posiłków (z dużym wyprzedzeniem)

Obecnie nie tworzę jadłospisów na cały miesiąc czy tydzień, planuję najdalej na kilka dni do przodu, a często nie robię tego w ogóle. To dlatego, że wciąż brakuje nam jakiegoś schematu dnia, wszystko zbyt często się u nas w domu zmienia, mojego męża najczęściej w “porze obiadu” nie ma w domu, więc dania powstają na bieżąco (zazwyczaj szybkie i proste, ale niejednokrotnie też wyjątkowo wyszukane), od czasu do czasu zamawiamy coś gotowego, po prostu dostosowujemy się do sytuacji.

Na chwilę obecną nie czuję potrzeby zaplanowania tego, że 1-2 razy w tygodniu ugotuję obiad, który z modyfikacjami często mamy na więcej niż jeden dzień, a w weekend… kuchnię najczęściej przejmuje mąż i tu kompletnie mu się nie mieszam. Lodówkę uzupełniamy na bieżąco, unikając wyrzucania niewykorzystanych produktów.

Nie planuję treningów

Nie śledzę również ich przebiegu, ani czasu ich trwania. Moje ewoluujące przez lata podejście do aktywności fizycznej opisałam w artykule o tym jak zmotywować się do regularnych ćwiczeń.

Z założenia w każdym moim dniu ma pojawić się min. 10 minut ruchu i jedyne co robię, to zaznaczam w odpowiedniej kratce, czy te 10 minut było, czy nie. Jeśli jest 60 minut, to nie zapisuję nic więcej, bo pielęgnowanie nawyku jest dla mnie ważniejsze, niż rozliczanie się z tego, czy dzisiaj dałam czadu na macie, czy nie.

To tyle jeśli chodzi o moją organizację w widoku “z lotu ptaka”. Mam nadzieję, że możliwość podejrzenia mojego własnego systemu organizacji była dla Was w jakiś sposób inspirująca lub przydatna!

Pomimo długości tego wpisu wiem, że na pewno nie wyczerpałam tematu, więc dajcie znać w komentarzach jakie kwestie zainteresowały Was najbardziej. Jakie tematy powinnam w najbliższym czasie rozwinąć we wpisach na blogu?